Uit het verslag van de commissie AZF van 10 oktober 2007

11. Burgerinitiatief van de heer Planken te Sint Pancras inzake Klachtenverordening 1999.

De voorzitter geeft de heer Planken de gelegenheid om zijn burgerinitiatief toe te lichten.

De heer Planken: geeft eerst een kleine chronologische toelichting ter verheldering. Dit burgerinitiatiefvoorstel is door hem gestart. Toen hij daarvoor voldoende medestanders had gekregen, heeft hij het bestuur van Vereniging Dorpsraad Sint-Pancras voorgesteld dit burgerinitiatief formeel in te dienen. Dat is gebeurd op 8 mei 2007. Medio juli 2007 heeft hij, om hem moverende redenen, besloten terug te treden als bestuurslid van genoemde dorpsraad. Eind juli 2007 hebben zowel zijn plaatsvervanger en als ook de dorpsraad van Sint Pancras het college per brief gemeld terug te treden wat betreft het voorliggende burgerinitiatief, waarbij zij hem veel succes wensten. Heeft vervolgens aan de griffie gemeld dat hij de natuurlijke persoon is die dit burgerinitiatief is gestart en dat hij dit ook graag wil doorzetten.

‘Burgers zijn slecht te spreken over de kwaliteit van de lokale politiek. Een meerderheid van bijna 60 procent voelt zich te weinig serieus genomen en zegt te weinig invloed te hebben op de besluiten van het bestuur van hun gemeente,’ blijkt uit een onderzoek van de Universiteit van Tilburg onder ruim 3400 mensen uit 53 gemeenten.
Gelukkig kent de gemeente Langedijk het burgerinitiatief. Als men zich in onze gemeente ergens over te weinig serieus ervaart te worden genomen, dan bestaat er dus een mogelijkheid om de aandacht van raads- en commissieleden heel serieus te laten focussen op zo’n onderwerp. Komt, naar hij aanneemt, niet ongeloofwaardig over als hij stelt ‘wel wat ervaring te hebben met het schrijven van klachtenbrieven. Heeft daardoor helaas ook enkele malen mogen ervaren dat brieven die verzonden werden aan de Klachtencommissie die commissie niet bereikten. Zo was er bijvoorbeeld een situatie waarover bij het college werd geklaagd. In ontvangstbevestigingen toezenden, is het Langedijker ambtelijk apparaat ronduit goed. Niets dan lof daarover. Na het verstrijken van een termijn van 10 weken heeft hij het niet ontvangen van een inhoudelijke reactie gemeld met een rappelbrief. Toen de daarin gevraagde reactietermijn van 4 weken ruim achter hem lag, heeft hij zich schriftelijk gericht tot de voorzitter van de klachtencommissie op de manier zoals wordt beschreven op de website van de gemeente Langedijk. Ontving naar aanleiding van die brief enige weken later wel een inhoudelijke reactie van het college. Misschien wel praktisch, maar niet correct. Zijn brief gericht aan de voorzitter van de klachtencommissie heeft hem nimmer bereikt. Daardoor wordt, naar zijn idee, ook de registratie van klachten beïnvloed op een manier die een te rooskleurige voorstelling van zaken zou kunnen geven.
Bij een andere ingediende klacht moest hij zich zelfs tot de Nationale Ombudsman wenden omdat, ondanks het verstrijken van de termijnen, hij van de gemeente niet meer had mogen ontvangen dan enkele ontvangstbevestigingen. Toen realiseerde hij zich dat een eenvoudige aanpassing van de klachtenverordening een aanzienlijke verbetering zou kunnen opleveren. Een verbetering die voor de inwoners van onze gemeente een snellere doorstroming van klachten kan betekenen en voor de gemeenteraad zal impliceren dat er juistere cijfers gaan ontstaan wat betreft aantallen klachten en de afhandeling daarvan. Stelt daarom voor om, gebruikmakende van het instrument van het burgerinitiatief, de klachtenverordening 1999 van de gemeente Langedijk te wijzigen, waardoor klagers direct bij de onafhankelijke klachtencommissie op een eigen postadres klachten te kunnen indienen.
Omdat hij van een van de commissieleden daarover een vraag heeft gehad, geeft hij nog even een verheldering wat betreft de geformuleerde tekst op het ingediende burgerinitiatiefformulier. Met het woordje direct bedoelt hij uiteraard niet dat er voortaan geen klachten meer ingediend mogen worden bij het college. Wat hij wel bedoelt is, dat wanneer een ingediende klacht bij het college geen of geen bevredigende reactie oplevert, de klacht geadresseerd kan worden aan de klachtencommissie van Langedijk, Postbusnummer x, in Langedijk. Een brief dus die direct naar de klachtencommissie gaat zonder dat, zoals nu het geval is, het college de brief onder ogen krijgt. Direct in de zin van rechtstreeks dus. Op die manier wordt, zoals gesteld in zijn burgerinitiatief, een einde gemaakt aan getrapte adressering.
Heeft vandaag nog op de website van de gemeente gezocht op ‘klachtenverordening. Resultaat: ‘niets gevonden’. Dan maar ‘klachtenregeling’ ingetypt. Resultaat: 1 item: de WMO-klachtenregeling
Klagen misschien? Resultaat: 1 item: een artikel over wijkschouwen. Klachten dan maar? Resultaat : 14 items. Het item ‘Bezwaren- en klachtencommissie’ blijkt hem te brengen waar hij wezen wil. Namelijk: “Hoe dien ik op correcte wijze een klacht in en wat gebeurt er vervolgens” Leest bij het aangeklikte item: ‘Wat moet men doen als men een klacht of een bezwaar heeft tegen de gemeente? En als een telefoongesprek of overleg met het bestuur of de medewerker niet tot een oplossing heeft geleid?’ Dan kan men schriftelijk een klacht indienen bij de Klachtencommissie. De brief richt u aan het college van burgemeester en wethouders, Postbus 15, 1723 ZG Noord-Scharwoude. Dat klinkt misschien vreemd, omdat uw bezwaar wel eens precies tegen hen gericht kan zijn. De commissie komt echter eens per maand samen en bij het college worden de klachten verzameld die de commissie moet behandelen. Wist dat wel, want daarover gaat zijn burgerinitiatief.
Het is dus niet heel eenvoudig om de klachtenverordening te vinden op de site van de gemeente. Heeft uiteindelijk op de digitale balie, eigenlijk een andere site van de gemeente Langedijk, een link naar alle verordeningen gevonden. Weer een keer klikken en er komt een alfabetisch overzicht van de 51 verordeningen die op site staan. Onder de K, de klachtenverordening, gevonden.
Nadat de pdf is gedownload en geprint heb ik dit in handen. Op pagina 2 staat in artikel 5 dat op de procedure de artikelen 6 tot en met 17 van de verordening Commissie bezwaarschriften van toepassingen zijn.
En zo, heeft hij na toch wel een behoorlijke zoektocht op de site, nog altijd niet de complete verordening in handen. Dus gaat de zoektocht nu verder naar de verordening Commissie bezwaarschriften. Niet onder letter C van commissie en ook niet onder de letter B van bezwaarschriften, maar onder de letter V van verordeningen staat deze, samen met 16 andere verordeningen nog op subalfabetische volgorde gerangschikt. Het lijkt wel een beetje Belgisch. Ook deze verordening gedownload. Dan blijkt dat artikel 6, waarnaar wordt verwezen in artikel 5 van de Klachtenverordening, niet helemaal aansluit, want daarin wordt uitsluitend gesproken over bezwaarschriften. Een detail wellicht, maar toch.
Nu hij toch voorstelt om de klachtenprocedure aan te passen, lijkt het hem een goed moment om er één document van te maken, zodat men geen Sherlock Holmes hoeft te zijn om de klachtenprocedure (want dat is die verordening toch eigenlijk) bij elkaar te sprokkelen. Meent toch ook wel duidelijk gemaakt te hebben dat er ook iets gedaan moeten worden aan de zoekfunctie op de gemeentelijke website.

HvL/D66: veronderstelt dat de heer Planken op de hoogte is gesteld van de reactie van de griffier op het burgerinitiatief

Voorzitter: bevestigt dit.

HvL/D66: vraagt de heer Planken wat hij van het advies van de griffier vindt.
De heer Planken: heeft dat op dit moment niet op het netvlies. Dat komt omdat het nog al een tijdje heeft geduurd. Daardoor is het dossier wat gaan zweven.

Voorzitter: zegt dat het gaat om het volgende: omdat de gemeente een bestuursorgaan is, moet men een klacht richten tot dit bestuursorgaan. Als het bestuursorgaan het heeft behandeld, kan men door naar de klachtencommissie, maar men kan intern ook zeggen dat men opneemt in de Klachtenverordening dat, als er een klacht binnenkomt, die klacht alvast wordt aangemeld aan de klachtencommissie, zodat men weet dat er een klacht in behandeling is.

De heer Planken: is op de hoogte van andere klachtenverordeningen. Weet dat er bij andere gemeenten sprake was van een gemeentelijke ombudsman, aan wie rechtstreeks geadresseerd diende te worden. Een instituut ombudsman is toch wel wat anders dan wat in het advies van de griffier staat.

Voorzitter: het gaat erom of de commissie straks dat burgerinitiatief van de heer Planken wil overnemen.

De heer Planken: vraagt of hij naar aanleiding van wat hij bij het vorige agendapunt heeft gehoord, nog wat aan zijn betoog mag toevoegen:

GroenLinks: vindt dat commissie dit agendapunt nu eerst onderling moet bespreken.

2e termijn (meningsvormende ronde):

Kleurrijk Langedijk: ergert zich ook als partij wel eens als zij hoort dat iemand geen antwoord krijgt van de gemeente. Als het niet linksom kan, dan moet het maar rechtsom en dan moet men maar rechtstreeks naar de klachtencommissie kunnen gaan. Die moet ook een eigen adres hebben. Desnoods zou men kunnen zeggen dat de klachtenbrief zowel naar het college als naar een postbus van de Klachtencommissie gaat. Zal het voorstel in ieder geval steunen. Wil ook een oproep doen op basis van ethische gronden. Hoewel het in de juridische zin van het woord mag, wil zij toch mensen die beëdigd raadslid zijn verzoeken om een burgerinitiatief, hoe goed dit ook is, uit onafhankelijk oogpunt niet te ondertekenen, want uiteindelijk moet een raadslid een oordeel over een burgerinitiatief vellen. Zal ook iemand van haar eigen partij daarop aanspreken.

GroenLinks: wil nog verdergaan. Vindt dat raadsleden die dit burgerinitiatief hebben ondersteund belanghebbend zijn en dus niet mogen deelnemen aan de beraadslagingen. Dat is niet verstandig. Vindt het ook een omweg om iets te bereiken. Dit voorstel roept vragen op. De indieners willen de klachtenverordening en een aantal dingen daarin stroomlijnen. Vindt dat veel verstandiger dan alleen het veranderen van het postadres. Ondersteunt het advies om de Klachtenverordening onder de loep te nemen.

Voorzitter: zegt dat indieners niet kunnen meestemmen, maar wel mogen meespreken. Dat dit laatste niet ethisch wordt gevonden, is alleen maar lovenswaardig.

HvL/D66: ziet een groot verband met het meldpunt integriteit, waarbij zij heeft gezegd dat men een onafhankelijk postadres zou moeten hebben. Ondersteunt het voorstel van de griffier.

Voorzitter: wijst ook op wat GroenLinks heeft gezegd om de Klachtenverordening tegen het licht te houden in de geest van het burgerinitiatief.

GroenLinks: de griffier adviseert om ‘in de klachtenverordening op te nemen dat het bestuursorgaan onverwijld een afschrift stuurt van de klacht naar de Klachtencommissie’. Dat is een iets andere aanpak dan wat GroenLinks voorstelt: hou de Klachtenverordening tegen het licht en integreer dit erin.

HvL/D66: er staat dat artikel 9, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht gebiedt dat rechtstreeks aan het bestuursplatform wordt geschreven. Als dit niet gedaan wordt, is de wijziging van de Klachtenverordening van geen waarde. We hebben toch niet de bevoegdheid om de Algemene wet bestuursrecht te gaan wijzigen?

PvdA: zegt dat het ook een stukje symptoombestrijding is. Er ligt een verhaal achter en dat is een veel grotere frustratie. Er komen klachten binnen en die blijven liggen. Moeten we dan het probleem gaan verschuiven door de verordening aan te passen?

ChristenUnie: vond dat GroenLinks een goed voorstel deed.

Groep de Graaf: is een van de ondertekenaars van dit burgerinitiatief. Ieder raadslid is ook burger. Er is een ondersteuningsverklaring getekend. Iets ondersteunen is iets anders dan dat men mede-indiener is. In die zin is men dan ook geen belanghebbende. Neemt die opmerking voor kennisgeving aan. Voelt zich dan ook absoluut niet aangesproken.

CDA: is geschrokken van de opmerking van de heer Planken dat verordeningen niet op elkaar aansluiten of niet helemaal correct zijn. Zou in het licht van dit burgerinitiatief willen laten onderzoeken hoe we daarmee verder om moeten gaan. Naar aanleiding van dit burgerinitiatief moet men desnoods met een nieuw voorstel komen om de klachtenverordening aan te passen. Kan zich vinden in een zaak waarbij recht wordt gedaan aan de indieners van bezwaren of klachten. Dat moeten we respecteren.

Voorzitter: vat samen: de commissie zegt dat het burgerinitiatief laat zien dat het toch nog niet zo lekker loopt en, zo blijkt ook uit het onderzoek van de heer Planken, dat dingen niet goed op elkaar zijn afgestemd. We zouden de raad kunnen adviseren om dat over te nemen. GroenLinks heeft voorgesteld – en heeft daar vanuit de commissie weinig bezwaren tegen gehoord – om te kijken naar de huidige klachtenverordening; dit burgerinitiatief daarbij als basis te gebruiken en het college opdracht te geven om die hele klachtenverordening goed tegen het licht te houden. Ten eerste, zodat er geen klachten meer buiten de boot kunnen vallen, dat de zaken gestroomlijnd zijn en burgers die een klacht indienen, het gevoel hebben dat er naar hen wordt geluisterd.
Stelt voor om griffier opdracht te geven een raadsvoorstel voor te bereiden, waarin het college verzocht wordt dat te gaan uitvoeren. Goed samengevat?

HvL/D66: absoluut eens met samenvatting, maar wat voor consequenties heeft dat voor dit burgerinitiatief?

Voorzitter: de heer Planken heeft met dit burgerinitiatief iets willen aantonen, waar de commissie, zoals hij heeft beluisterd, het mee eens is. Uit de discussie over dat burgerinitiatief komt voort het voorstel van GroenLinks om het college opdracht te geven d.m.v. een raadsvoorstel om ervoor te zorgen dat dit goed wordt gedaan. Denkt dat dan voldaan is aan het burgerinitiatief.

HvL/D66: dat betekent dat hiermee het burgerinitiatief eindigt?

Voorzitter: Nee, het komt bij elkaar. In feite stopt het burgerinitiatief op het moment dat de raad het raadsvoorstel, dat is voortgekomen uit dit burgerinitiatief, heeft aangenomen. Ziet de heer Planken heftig ja knikken. Concludeert dat hij zich in deze vervolgstap kan vinden en dat hij zijn doel heeft bereikt.

HvL/D66: gaat mee met GroenLinks.

Voorzitter: heeft naar aanleiding van de ethische oproep van Kleurrijk Langedijk met de griffier overlegd. U weet dat de gedragscode voor raadsleden straks voorligt. Er komt een korte notitie, waarbij we de ondersteuning van een burgerinitiatief door raadsleden als casus nemen. Die notitie krijgt u nog.

GroenLinks: noemt dit een voorbeeld waarin een klacht over een zaak ons helpt om werkzaamheden beter te doen. De basis daarvan is het uitgesproken vertrouwen van de indieners van het burgerinitiatief dat we serieus met die inbreng omgaan. Dat hebben we vanavond goed laten zien, vooral als dat een vervolg krijgt in een raadsbesluit, waarin het college gevraagd wordt de vervolgstappen te doen.